Bei vielen Firmen beinhaltet der Kreditorenprozess noch manuelle Datenerfassungen. Wobei der Kreditoreneingang durch verschiedene Kanäle befüllt wird. Der Prozess ist durch die Medienbrüche potenziell fehleranfällig und langsamer. Neuste Technologien eröffnen effiziente und automatisierte Verarbeitungen von Ihren Kreditorenbelege. Durch unsere Erfahrung in vergangenen Projekten kennen wir den Markt, die existierenden Lösungen sowie das Potenzial hervorragend. Wir wissen, wie man diesen Prozess automatisieren und beschleunigen kann.
Der Prozess
Der Ablauf beim durch künstliche Intelligenz gestützten Kreditorenworkflow ist wie folgt:
- Digitalisieren der Kreditorenbelege als PDF
- Extraktion der PDF-Beleginformationen mit künstlicher Intelligenz
- Automatische Validierung der Informationen mit den Daten aus ihrem ERP-System
- Abgleich mit Bestellungen oder Wareneingängen aus dem ERP
- Beschleunigte Kontierung dank Vergangenheitsdaten und Regeln
- Anstossen des Visumsprozesses (mehrstufig/Betrags- und Kostenstellenabhängig)
- Schreiben der Daten via Schnittstelle in die Buchhaltung
Digitalisieren der Kreditorenbelege als PDF
Kreditorenbelege können auf verschiedenen Kanälen in der Firma ankommen. Idealerweise kommen die Belege bereits digital an.
- Dies kann als Datei per E-Mail sein – dann meistens als PDF.
- Oder es kann auch eine eRechnung sein – dies ist vor allem bei Grossfirmen ein Thema.
- Oder die Rechnung kommt in Papierform.
Der Kreditorenbeleg muss, wenn nicht schon vorhanden, in eine PDF-Form gebracht werden. Papierrechnungen können z.B. als PDF eingescannt werden.
Extraktion der PDF-Beleginformationen mit künstlicher Intelligenz
Die vorhandenen PDF-Belege werden ganz einfach via E-Mail an die Applikation verschickt, welche die Belege auswertet und die Daten strukturiert aufbereitet. Die Qualität dieser Auswertung ist heute sehr hoch. Da das System zudem ständig «lernt», müssen heute keine Templates mehr pro Kreditor gepflegt werden.
Automatische Validierung der Informationen mit den Daten aus ihrem ERP-System
Eine Validierung sämtlicher ausgelesenen Metadaten ist mit modernen Lösungen nicht mehr notwendig. Solche Systeme prüfen die Daten automatisch mit den Informationen aus dem ERP-System. Bei Unsicherheiten wird vom Benutzer eine Bestätigung verlangt.
Abgleich mit Bestellungen oder Wareneingängen aus dem ERP
Falls der Kreditorenbeleg auf einer im ERP-System vorhandenen Bestellung oder Wareneingang beruht, kann dieser optional automatisch abgeglichen und freigegeben werden. Dabei können unterschiedliche Abgleichbedingungen definiert werden (2-way-matching / 3way-matching).
Beschleunigte Kontierung dank Vergangenheitsdaten und Regeln
Bei der Kontierung (Sachkonto, Kostenstelle usw.) wird der Benutzer entweder durch Historie Daten unterstützt oder durch vordefinierte Regeln / ERP-Daten automatisch abgefüllt.
Anstossen des Visumsprozesses (mehrstufig/Betrags- und Kostenstellenabhängig)
Mittels Workflows wird dann der Beleg digital freigegeben. Die Visumsstufen können von unterschiedlichen Daten abhängig sein und der entsprechende Benutzer muss für die Visierung benachrichtigt werden.
Schreiben der Daten via Schnittstelle in die Buchhaltung
Die freigegebenen Kreditorenbelege werden nach der letzten Visierung als Buchungsbeleg mit allen Informationen an das Finanzbuchhaltungssystem übermittelt.
„Als Generalist unterstützt die XWare GmbH mit ihrer langjährigen Erfahrung. Wir erarbeiten für Sie produkt- und lösungsneutral optimierte Lösungen bezüglich Anforderungen und Kosten.“