In den späten 80er Jahren tauchte die Idee des papierlosen Büros auf. Die Realität sah aber komplett anders aus – anstatt weniger wurde in den folgenden Jahren immer mehr Papier produziert. Hochleistungsdrucker spuckten innert Sekunden meterweise Listen auf Endlospapier aus, so dass man fast im Papier ertrank. Dies begann sich erst punktuell mit dem Siegeszug des PC’s und mit offenen Dateiformaten wie PDF zu ändern. Die Dateien konnten am PC ausgewertet und Mitte der 90er Jahre zusätzlich per E-Mail versendet werden. Aber noch immer waren und sind die Applikationen, welche die Daten erzeugten, Insellösungen. Ein Austausch mit anderen Applikationen oder Personen konnte oder durfte man nicht digital machen.
In den letzten Jahren wurde das Thema unter dem Begriff «Digitalisierung» wieder richtig angeheizt und hoch aktuell. Durch die Anpassung von regulatorischen Bedingungen und der Normierung von Dateiformaten und Übertragungs-Protokollen ist der Graben zwischen den Insellösungen kontinuierlich kleiner geworden.
Firmen und Organisationen, welche diese Änderungen laufend berücksichtigt und adaptiert haben, konnten ihre internen Prozesse und die Kommunikation mit ihren Kunden und Lieferanten entsprechend automatisieren und beschleunigen.
Digitalisieren ist aufwendig? Das muss nicht sein.
Seit Jahren optimieren und automatisieren wir, die XWare GmbH, die Geschäfts-Prozesse unserer Kunden zusammen mit Partnern. Schlagworte wie «Digitalisierung, Cloud und Automatisierung» sind bei uns nicht nur Schlagworte, sondern gehören zum täglichen Selbstverständnis, und zwar unabhängig vom Thema und der Branche.
Digitale Dokumente bzw. «das papierlose Büro» sind dabei eine Teildisziplin der Digitalisierung. Digitalisierungsprojekte können oft mit geringem Aufwand realisiert werden. Unsere Vorhaben können und konnten wir mit aktueller Technik und offenen Standards kostengünstig realisieren und wir profitieren täglich von den Verbesserungen.
Wir können heute sagen, dass wir (fast) ganz papierlos funktionieren! Vielleicht bringen wir das «fast» in den nächsten paar Jahren auch noch weg.
Fazit – man kommt heute nicht an dem Thema vorbei, wenn man effizienter und schneller funktionieren will.
Im Folgenden finden Sie einige aktuelle Beispiele, die wir mit Kunden oder für uns realisiert haben.
Buchhaltung / Verrechnung (Digitalisierung der Schnittstellen zum Treuhänder und zurück)
Der ganze Teilbereich der Buchhaltung und der Rechnungsstellung funktionierten mit Drucken und Verschicken von Dokumenten. Kopien der Dokumente wurden physisch in Bundesordnern archiviert. Zum Teil gab es bereits Medienbrüche – digital nach analog oder analog nach digital, wenn z.B. eine PDF – Rechnung ausgedruckt wurde.
Adressiert haben wir hier zwei Themen. Zum einen die Ablage – die digitalisierten Belege sind nun in einem DMS revisionssicher abgelegt. Dies macht den klassischen Bundesordner überflüssig. Zum anderen tauschen wir den allergrössten Teil der Daten/Dokumente über eine Schnittstelle mit unserem Treuhänder aus – und dies bidirektional. Somit kein Abtippen mehr von Belegen oder manuelles Ausgleichen von Rechnungen. Diese Stufe der Automatisierung ist heute auch für ein KMU einfach realisierbar.
Vertragswesen
Sämtliche Verträge wurden digital erfasst, ausgedruckt, unterschrieben und physisch dem Empfänger zugestellt. Der Signierungsprozess dauerte teils Tage und Wochen. Das gegengezeichnete Dokument wurde im Ordner abgelegt.
Bei diesem Prozess haben wir zwei Bereiche angepasst. Zum einen signieren wir das Dokument digital und können es somit via E-Mail verschicken. Zum anderen archivieren wir diese Dokumente in unserem DMS, so dass auch dieser Bundesordner überflüssig wird.
Arbeitsmarktkontrolle
Im Bereich der Arbeitsmarktkontrolle sind die Anforderungen an die Datenschutzbestimmungen, die Verteilung der Kernprozesse über verschiedene Instanzen sowie die Nachvollziehbarkeit der Daten die grössten Herausforderungen im digitalen Wandel. Jedoch hat sich schnell gezeigt, dass die Vorteile nach Überwindung dieser Herausforderungen überwiegen. Informationen, welche von Arbeitnehmer auf einer Baustelle erfasst werden, können medienbruchfrei weiterverarbeitet werden und stehen anschliessend zur Auswertung bereit. Durch die durchgängige Digitalisierung entfällt die aufwändige Umwandlung von Papier in elektronische Informationen und die strukturierten Daten bieten die Grundlage für ein aussagekräftiges Reporting.
Zollabwicklung
Die Zollformalitäten für ein Zollfreilager im EU-Raum sind herausfordernd, müssen genauestens dokumentiert und die Dokumente müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Bei mehr als 500-tausend Paletten pro Jahr ergibt dies mit einem physischen Prozess einen gigantischer Papierberg.
Das Ziel war, den gesamten Prozess von der Anlieferung (Import) über die Lagerhaltung (zollfrei) bis hin zur Auslagerung (verzollt oder export) zu digitalisieren. Bestellungen und Frachtdokumente, Anmeldungen beim Zoll (Atlas/E-dec), Transportmeldungen zum Spediteur, Einlagerungen im LVS System, sowie sämtliche Speditions- und Auslagerungsdokumente wurden elektronisch erstellt und an die entsprechenden Umsysteme weitergeleitet. Die Nachvollziehbarkeit (Rückverfolgbarkeit) auf die einzelnen Chargen und eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht mussten gewährleistet werden.
Schulverwaltungssoftware
Das Erstellen von Lehrabschlusszeugnissen ist Daten-technisch eine Herausforderung: Es müssen Daten aus vielen Quellen zusammengezogen werden: Noten von Fachlehrpersonen aus den Berufsschulen über die ganze Lehrzeit, Beurteilungen durch den Lehrbetrieb, berufsspezifische Berechnungsmodelle von den Berufsverbänden und einiges mehr. Die Resultate müssen gesammelt den Statistischen Ämtern von Bund und Kanton übermittelt werden, nicht zuletzt muss dann doch noch ein Zeugnis ausgedruckt werden. In der digitalisierten Berufsschule werden alle diese Daten nur einmal erfasst, in neuen Prozessen z.B. von Klassenlehrpersonen geprüft und freigegeben, dann aber automatisch übermittelt und verarbeitet. Einzig das Zeugnis selbst ist nicht digitalisiert, es wird den neuen Berufsleuten feierlich in die Hand gedrückt.
Unser Beitrag im Projekt war die Konzipierung und Realisation dieser Software-Schnittstellen zwischen den betroffenen Stellen, insgesamt fast zwei Dutzend Schnittstellen. Digitalisierung heisst dabei: Verwendung von standardisierten Datenstrukturen, wie z.B. die eCH-Norm für Personendaten, Automatisierung der Datenübertragung, Etablieren von angepassten Prozessen z.B. für die Datenprüfung und Freigabe oder für das «Gut zum Druck». Eine Herausforderung nicht nur für die SW-Entwickler, sondern auch an die Schulung der neuen Prozesse für die Anwender und Anwenderinnen.
eDossier – digitale Personalakten
Die bisher physisch geführten Personalakten wurden in eine digitalen Ablage auf Basis des Dokumenten-Managementsystems (DMS) überführt und logisch mit dem Personal-Informationssystem verbunden. Die physische Ablagestruktur wurde dabei vollständig in die digitale Ablage überführt.
Das Projekt bestand aus vier Hauptteilen:
- Prozesse für die digitale Erfassung und Ablage der Personalakten für das HR-Tagesgeschäft definieren.
- Lösung mit der HW- und SW-Bestandteilen bereitstellen.
- Sämtliche Papierdokumente digitalisieren (Initial-Scanning).
- Lösung im Betrieb einführen und produktiven Betrieb starten.
Weitere Vorteile der digitalen Lösung sind die ortsunabhängige Bewirtschaftung der Akten, der frei gewordene Archivraum und die effiziente Suche der Dossier-Dokumente via Volltextsuche.
Unser Angebot
Als Generalist unterstützt Sie die XWare GmbH. Wir sind Ihr Bauleiter für Ihr Digitalisierungsprojekt.
- Wir ermitteln mit Ihnen das Nutzenpotential der Digitalisierung. Innerbetrieblich und im Austausch mit Ihren Kunden und Lieferanten.
- Wir konzipieren mit Ihnen, Ihren Softwarelieferanten, Kunden und Lieferanten digitalisierte Lösungen.
- Wir koordinieren die Realisierung und vertreten Sie gegenüber den weiteren Beteiligten.
- Eine Digitalisierung bringt Veränderungen für Ihre Mitarbeitenden, Kunden und Lieferanten. Wir koordinieren für Sie die organisatorische Umsetzung der Digitalisierung.
Als Generalist unterstützt die XWare GmbH mit ihrer langjährigen Erfahrung. Wir erarbeiten für Sie produkt- und lösungsneutral optimierte Lösungen bezüglich Anforderungen und Kosten.
„Als Generalist unterstützt die XWare GmbH mit ihrer langjährigen Erfahrung. Wir erarbeiten für Sie produkt- und lösungsneutral optimierte Lösungen bezüglich Anforderungen und Kosten.“